Et af Højhuset a-s overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere – dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger. Højhuset a-s ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan Højhuset a-s håndterer dine personoplysninger. DATAANSVARLIG Højhuset a-s driver konference- og kulturhotel. I Danmark er det Højhuset-hotellet i Herning. I Sverige Varbergs Kusthotell samt Aspenäs Herrgård. Højhuset a-s (benævnes herefter Højhuset) er dataansvarlig. Højhusets kontaktoplysninger er: Højhuset a-s Højskolevej 11 7400 Herning Att.: CEO, Maja Füchsel Højhuset udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning. Højhuset leverer som hotelvirksomhed en lang række serviceydelser. For hver enkelt serviceydelse gælder der særskilte vilkår og betingelser. Når du, ved bestilling af én eller flere af disse serviceydelser, afgiver dine personoplysninger til Højhuset, giver du samtidig dit samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af Højhuset. HVORDAN INDSAMLER HØJHUSET PERSONOPLYSNINGER? Højhuset indsamler personoplysninger på følgende vis: • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af Højhusets serviceydelser • Fra personer der handler på dine vegne • På B2B markedet. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Højhusets serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale • Via browser cookies og web beacons • I forbindelse med brug af Højhusets digitale ydelser • Ved indmeldelse i Højhuset Club og når du abonnerer på Højhusets nyhedsbreve • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre • Via TV-overvågning • Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven • TV-overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster • Overvågningen vil som udgangspunkt finde sted ved hotellets indgang, i gæste- og medarbejderområder i reception og bar samt ved vareindlevering. HVILKE INFORMATIONER INDSAMLER HØJHUSET? Højhuset indsamler blandt andet følgende personoplysninger: • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger • Kreditkortoplysninger • Demografiske oplysninger • Købshistorik herunder også brugen af Højhusets app’s og/eller andre digitale serviceydelser • Brugen af Højhuset Club • Feedback via vores kundeundersøgelser • Feedback via fysiske som onlinebaserede konkurrencer • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme • Browserinformationer • Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner. Du kan, efter eget ønske, vælge at give Højhuset personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Højhuset mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig. Det kan f.eks. være oplysninger om: • Handicap • Allergi • Særlige fødevarepræferencer • Medicinsk tilstand. Såfremt du vælger at gøre dette, betragter Højhuset det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil. Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil Højhuset i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartner. I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om Højhusets vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger. ONLINE KØB MED KREDITKORT Højhuset anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som Højhuset.dk er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk). Ved bestillinger og bookinger gemmer Højhuset de oplysninger, som du har oplyst, i indtil 5 måneder, hvorefter oplysningerne slettes. Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. HVAD ER FORMÅLET MED INDSAMLINGEN? Højhuset indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelse samt i nærværende persondatapolitik. Det er den enkelte serviceydelse, der både afgør hvilke personoplysninger Højhuset indsamler samt formålet med indsamlingen. Højhusets formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende: • Behandling af dine reservationer og køb af Højhusets serviceydelser • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser • Forbedring og udvikling af Højhusets serviceydelser • Tilpasning af Højhusets kommunikation og markedsføring til dig • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig • Administration af din relation til Højhuset • Opfyldelse af lovkrav. DET JURIDISKE GRUNDLAG FOR BEHANDLINGEN Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Højhuset baserer behandlingen af dine personoplysninger. Højhuset kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler. Ligeledes kan Højhuset behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt. Behandlingen kan også finde sted for at Højhuset kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette. Af legitime interesser, som Højhuset forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af Højhusets serviceydelser. Oplyser du Højhuset om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger Højhuset oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos Højhuset generelt. I nogle tilfælde vil Højhuset modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende. I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Højhusets vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt Højhuset ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger Højhuset er pålagt at registrere. DINE RETTIGHEDER I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder. Rettighederne er som følger: Ret til indsigt Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som Højhuset behandler om dig, samt at modtage yderligere supplerende information i denne forbindelse. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og/eller immaterielle rettigheder. Ret til berigtigelse Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, som Højhuset har registreret om dig. Ret til sletning Du har ret til at få slettet de personoplysninger, som Højhuset har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Højhuset alle oplysninger, som Højhuset ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme. Ret til begrænsning af behandling Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset Højhusets behandling af dine personoplysninger. Ret til dataportabilitet Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format, så du kan medtage din data til en anden leverandør. Det omfatter kun de oplysninger, som du selv har givet til Højhuset, og som Højhuset behandler baseret på dit samtykke eller af hensyn til opfyldelsen af en kontrakt. Ret til indsigelse Du har ret til at gøre indsigelser mod behandlingen af dine personoplysninger. Retten til indsigelse gælder kun i særskilte tilfælde. Om retten til indsigelse gælder afhænger af Højhusets formål med behandlingen, så vel som det juridiske grundlag for behandlingen. Tilbagekaldelse af samtykke Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Højhuset efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne. Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, bede du sende en anmodning til persondata@Højhuset.dk. Højhuset vender tilbage med et svar indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning. Hvis anmodningen er kompliceret, kan svarfristen dog blive forlænget med yderligere to måneder. Højhuset vil altid informere dig, hvis det forventes, at svarfristen er længere end 1 måned. Du gøres samtidig opmærksom på, at Højhuset, af sikkerhedsmæssige hensyn, skal være i stand til at verificere din identitet, før din anmodning kan behandles. Højhuset kan i den forbindelse fx bede om at få tilsendt en kopi af dit kørekort eller dit pas. Hvis du er Højhuset Club medlem, kan du til hver en tid få adgang til, gennemse og opdatere de oplysninger, som du gav ved din tilmelding, ved at logge ind på din Højhuset Club profil. Du kan også kontakte Højhuset på mail@højhuset.dk, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. Højhuset kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier) HVIS DU ANSØGER OM EN STILLING HOS HØJHUSET Når du søger en stilling hos Højhuset behandles de oplysninger, som du har givet Højhuset i forbindelse med din ansøgning. Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse. I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan Højhuset bede om kopi af straffeattest og/eller indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Til begge formål indhentes samtykke fra ansøgeren. Yderligere kan Højhuset bede kandidater til udvalgte stillinger om at gennemføre en personlighedstest. Resultatet af denne bliver behandlet af Højhusets HR- afdeling samt den relevante afdelingsleder. Højhuset bruger oplysningerne til at vurdere, om Højhuset ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Dine oplysninger opbevares blandt andet i Højhusets HRM-system og i Master Danmark systemet (personlighedstest). Det er alene relevante ledere, HR-afdelingen og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysninger. Hvis du bliver ansat i Højhuset gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Højhusets persondatapolitik for medarbejdere, som du finder på Højhusets intranet. Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder efter afslaget er givet. Højhuset indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen i rekrutteringssystemet. Højhuset kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning. Højhuset beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 10 i nærværende persondatapolitik. Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Højhuset behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at Højhuset sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse til Højhusets HR afdeling via e-mail: mail@Højhuset.dk eller via telefon 40474286. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling. OPBEVARINGSSIKKERHED OG DELING AF DINE PERSONOPLYSNINGER Højhuset beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Højhuset har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Højhuset kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager Højhuset løbende back up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Højhuset underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt Højhusets sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling. For at kunne yde det højeste niveau af service deler Højhuset udvalgte personoplysninger blandt andet på din opfordring med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Højhuset deler og videregiver endvidere dine personoplysninger internt i koncernen. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Højhuset koncernen du henvender dig til. Højhuset kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed. Højhuset sletter dine personoplysninger, når Højhuset efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen. COOKIES Højhuset anvender cookies til Højhusets digitale ydelser. Yderligere oplysning om vores cookiepolitik finder du under cookie politik. KONTAKT Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Højhusets behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt eller elektronisk til: Højhuset a-s Højskolevej 11 7400 Herning Att.: CEO Maja Füchsel Emailadresse: mail@hojhuset.com Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet. Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk. Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Højhusets hjemmeside. Du kan se datoen for sidste revision af politikken nedenfor. november, 2021. LINKS